82 Prozent der Büroangestellten suchen täglich eine halbe Stunde lang nach Informationen

Oberursel, 14. März 2019 – In wenigen Tagen ist Frühlingsanfang. Die neue Jahreszeit verleitet dazu, aufzuräumen und neuen Schwung in alte Strukturen zu bringen.

Oberursel, 14. März 2019 – In wenigen Tagen ist Frühlingsanfang. Die neue Jahreszeit verleitet dazu, aufzuräumen und neuen Schwung in alte Strukturen zu bringen. Aber nicht nur im Haus sollte Ordnung herrschen, auch im Büro und auf dem PC sind saubere Strukturen, klare Übersichten und effiziente Prozesse gefragt. Eine Umfrage unter 500 Arbeitnehmern hat ergeben: 82 Prozent verwenden täglich eine halbe Stunde ihrer Arbeitszeit allein damit, nach Informationen zu suchen, die sie zur Erledigung ihrer Arbeit benötigen. Das kann effizienter gehen.

OTRS gibt fünf Tipps, um für mehr Ordnung und Effizienz im Büroalltag zu sorgen.

1. Strukturieren Sie Ihre Kommunikation.

Mittlerweile gibt es eine Vielzahl an Kommunikationskanälen, so dass eine Konversation schnell unübersichtlich werden kann. Laut aktueller OTRS-Studie unter 500 Mitarbeitern braucht über ein Drittel der Büroangestellten eine Stunde am Tag, um E-Mails zu sortieren. Hier hilft eine digital strukturierte Kommunikation über ein Ticketsystem, die Anfragen gleich den verantwortlichen Fachabteilungen zuweist und so stets die richtigen Kontakte miteinander kommunizieren lässt. Automatische Benachrichtigungen und Erinnerungen sorgen für eine zügige Antwort. Der Fragende kann jederzeit seinen Status einsehen.

2. Automatisieren Sie Arbeitsabläufe.

Wiederkehrende Arbeitsabläufe wie Urlaubsanträge, Raumbuchungen oder Materialanforderungen müssen nicht immer manuell ausgeführt werden. Das kostet Zeit und Nerven. Ticket-Systeme wie OTRS automatisieren die alltäglichen Prozesse. Dabei können die Abläufe auch ständig angepasst oder neue Prozessvorlagen kreiert werden.

3. Etablieren Sie Self-Service für gesteigerte Effizienz.

Oft greifen Mitarbeiter schon beim kleinsten Problem zum Hörer, um den IT Helpdesk anzurufen. Mit gut gepflegten FAQ´s und einer Wissensdatenbank in ihrer ITSM-Lösung können sich Mitarbeiter selbst helfen und das Service-Team entlasten. Auch Umfragen helfen, die Bedürfnisse und Probleme der Mitarbeiter zu erkennen, um den Self-Service zu verbessern.

4.Optimieren Sie das Ressource Management.

In vielen Abteilungen passiert es, dass der eine nicht weiß, was der andere tut. So werden Aufgaben oft doppelt gemacht und ein Effizienzverlust entsteht. Ein digitales Ressource Management dagegen ermöglicht, dass jeder einen Überblick über die Einsätze seiner Kollegen erhält. Gemeinsame Kalender für Teams können angelegt werden, so dass bestmögliche Transparenz – auch abteilungsübergreifend – entsteht.

5. Evaluieren Sie den Sprung in die Cloud.

Viele Unternehmen denken schon lange über den Sprung von On-Premise Software in die Cloud nach, aber haben immer noch Sicherheitsbedenken oder Compliance-Vorgaben, die das verbieten. Jetzt kann der richtige Zeitpunkt sein, um den Sprung zu wagen. Der Aufwand für den Betrieb und die Wartung der Software entfällt dann, so dass mehr Raum für die Kernaufgaben bleibt. Laut Bitkom nutzen bereits zwei von drei Unternehmen Cloud Computing.

OTRS bietet höchste Sicherheitsstandards wie ISO/IEC 27001 zertifizierte Rechenzentren und DSGVO konformen Datenschutz.

Mehr Informationen dazu, wie Unternehmen mit Prozess- und Kommunikationsmanagement Zeit und Geld sparen, finden sich hier: www.otrs.com

Woman cleaning laptop keyboard copy space

Über die OTRS AG

Die OTRS AG ist der Hersteller und weltweit größte Dienstleister für die Service Management Suite OTRS, ausgezeichnet mit dem Gütesiegel SERVIEW CERTIFIED TOOL. Sie bietet Unternehmen aller Größen flexible Lösungen zum Prozess- und Kommunikationsmanagement, um Zeit und Geld zu sparen. Zu ihren Kunden zählen unter anderem Lufthansa, Airbus, IBM, Porsche, Siemens, Bayer Pharma AG, BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik), Max-Planck-Institut, Toyota, Huawei, Hapag Lloyd und Banco do Brazil (Bank of Brazil). Mehr als 170.000 Unternehmen weltweit nutzen OTRS, darunter über 40 Prozent der DAX 30-Unternehmen. OTRS ist in 38 Sprachen verfügbar. Das Unternehmen besteht aus der OTRS AG und ihren sechs Töchtern OTRS Inc. (USA), OTRS S.A. de C.V. (Mexiko), OTRS ASIA Pte. Ltd. (Singapur), OTRS Asia Ltd. (Hongkong), OTRS Do Brasil Soluções Ltda. (Brasilien) und OTRS Magyarország Kft. (Ungarn). Die OTRS AG ist im Basic Board der Frankfurter Wertpapierbörse gelistet. Weitere Informationen unter: www.otrs.com

 

Pressekontakt OTRS:
 
Adresse OTRS AG
Zimmermühlenweg 11
61440 Oberursel
Name Saskia Stähle-Thamm
Telefon +49 6172 681988-43
E-Mail pr@otrs.com

Artikel teilen

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on print

Wenn Sie diese Website weiter nutzen, akzeptieren Sie damit die Nutzung von Cookies. Weitere Informationen

Die Cookie-Einstellungen auf dieser Website sind so eingestellt, dass sie "Cookies zulassen", um Ihnen ein optimales Browser-Erlebnis zu bieten. Wenn Sie diese Website weiterhin nutzen, ohne Ihre Cookie-Einstellungen zu ändern, oder wenn Sie unten auf "Akzeptieren" klicken, dann stimmen Sie dem zu.

Schließen