Die OTRS AG hat die fünf gängigsten Mythen und deren Widerlegung zusammengestellt
Oberursel, 16. April 2020 – Die aktuelle Situation zwingt viele Unternehmen dazu, ihren Mitarbeitern das Arbeiten von zu Hause zu ermöglichen. Aber sind sie wirklich überzeugt davon, und werden sie ihren Mitarbeitern diese Möglichkeit auch noch nach der Krise einräumen? Vielleicht ist jetzt die Chance, tradierte Denkmuster langfristig über Board zu werfen.
Mythos Nummer 1: Im eigenen Heim gibt es keine gute IT-Infrastruktur. So ist das Arbeiten nicht sicher und Hacker könnten ein leichteres Spiel haben.
Das muss nicht so sein. Es gibt ein paar Tipps, die zu beachten sind: Das IT-Equipment im Home Office sollte immer auf dem aktuellen Stand und DSGVO-konform sein. Das gilt auch für alle Cloud-Anbieter, die genutzt werden. Hier sollte auch der Datenaustausch immer verschlüsselt erfolgen. Passwortschutz, Virenscanner und Verschlüsselung sind ein A und O im Home Office, auch wenn die Arbeit von privaten Geräten erfolgt.
Mythos Nummer 2: Durch die vielen digitalen Kommunikationsmittel entsteht Verwirrung, der Fokus geht verloren.
In der Tat gibt es zahlreiche digitale Kommunikationsmittel, die die Informationsflut erhöhen. Dieses Problem besteht aber auch im Büro. Hier hilft eine gezielte Kommunikation. Das heißt, der Kommunikationskanal sollte bedacht, entsprechend der Information, Zielgruppe und Dringlichkeit ausgewählt werden. Zusätzlich gibt es Lösungen wie OTRS, in denen via E-Mail, Telefon, SMS, Chat oder Social Media kommuniziert werden kann, wobei alle Kommunikationsstränge zusammen fließen und an einem Ort gebündelt werden, so dass nichts verloren geht und alles nachvollzogen werden kann.
Mythos Nummer 3: Mitarbeiter werden im Home Office schneller abgelenkt und sind nicht so produktiv.
Laut einer Studie von Monster gibt die Mehrheit der Befragten (67% in Deutschland, 88 % in Österreich) an, im Home Office adäquat arbeiten zu können. Ein schlagendes Argument ist, dass im Home Office auch mehr Ruhe für knifflige Themen herrscht. Außerdem wird die Zeit, die durch den Wegfall der Fahrzeiten entsteht, eingespart. Ein gutes Zeitmanagement sollte aber immer im Vordergrund stehen.
Mythos Nummer 4: Zu Hause erledigen Mitarbeiter auch mal schnell andere Sachen und sind nicht immer am PC. Wie können Mitarbeiter wissen, wann ihre Kollegen verfügbar sind?
Hier gibt es eine Reihe an Tools, die anzeigen, ob ein Mitarbeiter gerade verfügbar ist: Kalender können zur besseren Übersicht mit anderen Teams geteilt werden, um schneller einen gemeinsamen Termin zu finden; Kommunikationsmittel mit Chat-Funktion zeigen den Status und somit die Info an, ob ein Mitarbeiter gerade verfügbar ist.
Mythos Nummer 5: Mitarbeiter können ihre Kollegen nicht mal eben schnell etwas fragen. Der Wissenstransfer geht dabei verloren.
Viele Systeme, wie zum Beispiel OTRS verfügen über eine Knowledge Base, in der Wissenswertes nach Artikeln und Kategorien hinterlegt werden kann. Mitarbeiter können hier Antworten auf brennende Fragen finden – oder selbst einen Beitrag hinterlegen, der für die Kollegen hilfreich sein könnte. Falls das nichts nützt, kann der Experte natürlich immer noch digital angefragt werden.
„Bis vor kurzem wurde das Home Office immer wieder in Frage gestellt. Jetzt werden Unternehmen fast dazu gezwungen, ihren Mitarbeitern die mobile Arbeit zu ermöglichen. Das ist ein Anlass, um Prozesse und Abläufe zu überdenken und den Stand der Digitalen Transformation zu überprüfen“, sagt Sabine Riedel, Vorstandsmitglied der OTRS AG und Expertin für Digitale Transformation. „In der Krisensituation können wir schnell sehen, welche Unternehmen Digitale Transformation bereits umgesetzt haben und agil handeln können. Für alle anderen bietet sich jetzt die Chance, langfristig etwas zu ändern, um auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren zu können.“
Mehr Informationen zu den Vorteilen der mobilen Arbeit befinden sich hier: otrs.com/de/use-cases/mobiles-arbeiten/
Über die OTRS AG
Die OTRS AG ist der Hersteller und weltweit größte Dienstleister für die Service Management Suite OTRS, ausgezeichnet mit dem Gütesiegel SERVIEW CERTIFIED TOOL. Sie bietet Unternehmen aller Größen flexible Lösungen zum Prozess- und Kommunikationsmanagement, um Zeit und Geld zu sparen. Zu ihren Kunden zählen unter anderem Lufthansa, Airbus, IBM, Porsche, Siemens, BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik), Max-Planck-Institut, Toyota, Hapag Lloyd und Banco do Brazil (Bank of Brazil). OTRS ist in 40 Sprachen verfügbar. Das Unternehmen besteht aus der OTRS AG und ihren sechs Töchtern OTRS Inc. (USA), OTRS S.A. de C.V. (Mexiko), OTRS ASIA Pte. Ltd. (Singapur), OTRS Asia Ltd. (Hongkong), OTRS Do Brasil Soluções Ltda. (Brasilien) und OTRS Magyarország Kft. (Ungarn). Die OTRS AG ist im Basic Board der Frankfurter Wertpapierbörse gelistet. Weitere Informationen unter: www.otrs.com