Oberursel, 2. August 2022 – Eine Vielzahl ungeplanter corona-bedingter Krankmeldungen und die sommerliche Feriensaison mit geplanten Urlauben sorgen aktuell in vielen Unternehmen für hohe Abwesenheitsraten, so dass Arbeitsaufgaben von Kollegen übernommen werden müssen oder gar liegen bleiben. Verantwortliche stehen jetzt vielfach vor der Herausforderung, kurzfristig Projekte und Arbeitsabläufe neu zu priorisieren und zu organisieren. Sie müssen dafür sorgen, dass die vertretenden Mitarbeiter schnell alle benötigten Informationen und Dateien erhalten und möglichst nahtlos in die laufenden Projekte einsteigen können. Bei den verbleibenden Mitarbeitern im Team steigt der Stress. Klar definierte und IT-gestützte Prozesse, die flexibel vom Büro oder vom Homeoffice aus funktionieren, sowie einfache Möglichkeiten zur Organisation von Urlauben, Krankmeldungen oder Homeoffice-Zeiten schaffen transparente und resiliente Workflows. Sie helfen Teams, den Überblick zu behalten, Gesundheit und Arbeitskraft zu schützen sowie Stress und auch Burnouts zu verringern.
„Globale Ereignisse wie die Corona-Pandemie, Lieferkettenprobleme oder der Krieg in der Ukraine lassen Unternehmen und ihre Mitarbeitenden nicht unberührt, sondern haben vielerlei Auswirkungen und beeinträchtigen oft auf verschiedenen Ebenen die Planbarkeit ihrer Arbeitsprozesse. Eingespielte Abläufe werden durcheinandergewirbelt, gestört oder gar ganz unterbrochen“, so Sabine Riedel, OTRS Board Member „Wir müssen wohl davon ausgehen, dass solche Unsicherheiten in der Planung auch auf absehbare Zeit nicht schwinden werden. Unternehmen, die ihre Workflows jetzt resilient gestalten und Abläufe und Verantwortlichkeiten systematisch und durchgängig mit einem BPM-System unterstützen, können die Resilienz im Team erhöhen und Mitarbeitende organisatorisch entlasten. Auch die aktive Nutzung von Pausen- und Auszeiten ist hier eine wichtige Komponente.“
#1 Bewusste Pausen- und Auszeiten
Wenn die Arbeitsbelastung im Team hoch und die To-Do-Listen voll sind, scheint es kontraproduktiv, aktiv auf Pausen und kleine Auszeiten zu achten – aber das Gegenteil ist der Fall: Pausen – vielleicht mit kleinem Tapetenwechsel und etwas Bewegung – sorgen für Entspannung und andere Perspektiven, sie erfrischen Geist und Motivation und schaffen Kraft für neue Leistungsfähigkeit. Eine Arbeitsatmosphäre, in der auch Pausen- und Auszeiten bewusst anerkannt und genutzt werden, in der Mitarbeitende einen guten eigenen Rhythmus zwischen Aktivität und Ruhe finden dürfen, erhöht auch bei hoher Arbeitsbelastung das Wohlbefinden und die Resilienz im Team. Gesundheit, Motivation und Leistungsfähigkeit der Mitarbeitenden bleiben erhalten.
#2 Transparentes Miteinander
Wie Mitarbeitende gut zusammenarbeiten und Kommunikation strukturieren können, auch wenn sie nicht gemeinsam in einem Büro präsent sind, haben Teams über den gesamten Globus hinweg pandemiebedingt in den vergangenen Jahren gelernt. Unternehmen haben dazu vielfach mit webbasierten Workplaces die notwendige IT-Infrastruktur geschaffen: Grundlegende Funktionen der Zusammenarbeit wie das transparente Management von An- und Abwesenheiten wegen Urlaub, Krankmeldung oder Homeoffice sowie die Integration von Video Conferencing in der Kommunikation haben sich nun wohl weltweit in den meisten Unternehmen etabliert. Diese pandemiebedingt erworbenen menschlichen, organisatorischen und technischen Fähigkeiten haben die Resilienz der Workflows bereits deutlich erhöht. Sie gilt es nun weiter auszubauen und zu verfeinern, statt in einen früheren „Normalzustand“ zurückzufallen und beispielsweise auf Präsenz im Unternehmensbüro zu bestehen.
#3 Klare Prozesse, Entscheidungen, Freigaben
Klar definierte Prozesse, Ressourcen und Verantwortlichkeiten unterstützen die Team-Resilienz in stressigen Zeiten – egal, ob beispielsweise Aufgaben für kurzfristig krank gemeldete Kollegen übernommen werden sollen oder eine klassische Urlaubsvertretung ansteht. Durch eine leistungsfähige BPM-Software wie OTRS lassen sich Prozesse und Kommunikation in Teams systematisch unterstützen und automatisieren. Sie digitalisieren standardisierte Abläufe mit allen benötigten Ressourcen, Freigaben und beteiligten Verantwortlichen. So können aktuelle Aufgaben auch von Mitarbeitern, die ihre Kollegen vertreten, einfach angestoßen und automatisiert erledigt werden. Das spart Zeit, verringert die Fehlerquote und sorgt für professionelle Abläufe und Kommunikation. Die Qualität der Zusammenarbeit und die Resilienz im Team steigt – auch in stressigen Zeiten.
Über die OTRS AG
Die OTRS AG ist der Hersteller und weltweit größte Dienstleister für die Enterprise Service Management Suite OTRS, ausgezeichnet mit dem Gütesiegel SERVIEW CERTIFIED TOOL.
Sie bietet Unternehmen ein branchenunabhängiges Solution Management für die strukturierte Kommunikation in Customer Service, IT Service Management und Security Management. Neben dem Kernprodukt OTRS sorgen die Sicherheitslösungen STORM und CONTROL für ein effizientes Incident Management und eine transparente Dokumentation gemäß Standards wie ISO 27001. Zu den Kunden der OTRS AG zählen unter anderem Lufthansa, Airbus, Porsche, BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik), Max-Planck-Institut, Toyota und TUI Cruises. Das Unternehmen besteht aus der OTRS AG und ihren fünf Töchtern OTRS Inc. (USA), OTRS S.A. de C.V. (Mexiko), OTRS ASIA Pte. Ltd. (Singapur), OTRS Do Brasil Soluções Ltda. (Brasilien) und OTRS Magyarország Kft. (Ungarn). Die OTRS AG ist im Basic Board der Frankfurter Wertpapierbörse gelistet. Weitere Informationen unter: www.otrs.com