Kommunikationstipps zur Arbeit an verteilten Standorten

Oberursel, 16. September 2020 – Die zunehmende Arbeit im Home-Office bietet eine Vielzahl an Möglichkeiten, aber auch an Risiken.

Oberursel, 16. September 2020 – Die zunehmende Arbeit im Home-Office bietet eine Vielzahl an Möglichkeiten, aber auch an Risiken. Laut Umfrage unter 500 Büroarbeitern[1] glaubt die große Mehrheit der Befragten (83 Prozent), dass die Corona-Krise einen neuen Unternehmenstrend hin zu mehr Digitalisierung und Home-Office eröffnet hat. Die klare Mehrheit (61 Prozent) spricht sich ebenso für ein Gesetz aus, das ein Recht auf Home-Office etabliert, wie es derzeit in Deutschland diskutiert wird.

Die OTRS AG hat drei Tipps zusammengestellt, um die Arbeit auch im Home-Office im Fluss zu halten:

1. Auswahl von geeigneten Kommunikationssystemen

Um die Mitarbeiterkommunikation im Home-Office am Laufen zu halten, sollten die Kommunikations-Tools sorgfältig ausgewählt werden. Im Büro kommunizieren die Mitarbeiter in großen informellen Brainstorming-Runden, in kleineren Projekt-Gruppen oder sie haben vertrauliche Gespräche zu zweit. Diese unterschiedlichen Kommunikationsformen sollten ebenso abgedeckt werden können, wenn die Mitarbeiter nicht persönlich zusammensitzen.

  • Lösung für Videokonferenzen: Für den Kommunikationsfluss ist es wichtig, während einer Besprechung auch die Mimik einer Person beobachten zu können. Dafür eignet sich ein Tool wie GoToMeeting, das alle Teammitglieder gleichzeitig einschalten können, um eine effiziente Gruppendiskussion zu führen.
  • Lösung zum spontanen Chat: Der Austausch, der in einer spontanen Kaffeepause stattfindet, kann manchmal zu hervorragenden Ideen führen. Deswegen ist es essentiell, auch die spontane Chat-Funktion zwischen Kollegen mit entsprechenden Lösungen wie zum Beispiel RocketChat zu fördern.
  • Brainstorming-Optionen: Auch virtuell können Ideen mit farbigen Post-It´s festgehalten werden, so dass es zu weiteren kreativen Interaktionen kommt. Wie wäre es mit Miro?
  • Online-Webinare: Weiterbildung ist ein wichtiger Motivator für Mitarbeiter. Auch wenn die Fortbildung nicht physisch stattfinden kann, gibt es immer noch viele Möglichkeiten, sich weiterzuentwickeln: Webinare (oftmals auch kostenlos über LinkedIn) bieten sich an sowie interne Trainingsmöglichkeiten per Videokonferenz oder Online Podcasts.

2. Gute Dokumentation mit automatisierten Systemen

Es ist nichts neues, dass eine geordnete und saubere Dokumentation in vielen Prozessen unerlässlich ist. Wenn Teams aber an unterschiedlichen Standorten verteilt arbeiten und sich in unterschiedlichen Zeitzonen befinden, ist es noch essentieller, den Status Quo schriftlich festzuhalten. Ticketsysteme wie OTRS helfen dabei nachzuvollziehen, woran andere arbeiten. So kann ein Mitarbeiter, der gerade seinen Arbeitstag antritt, den aktuellen Stand zu einem Projekt einsehen, während andere noch schlafen. Fehlinformationen können sich damit nicht einfach weitertragen. Unternehmensweit geteilte Kalender helfen übrigens auch dabei, die Termine des anderen einzusehen und im Blick zu behalten, wie viele Mitarbeiter sich gerade im Büro befinden.

3. Stärkung der Unternehmenskultur: Virtuelle Offsites

Jetzt, wo viele Mitarbeiter an unterschiedlichen Standorten arbeiten, ist es noch wichtiger, eine klare Unternehmenskultur zu definieren, um ein „Wir-Gefühl“ zu erzeugen. Die Kommunikation darüber, welche Prioritäten die Unternehmensführung hat, wo das Unternehmen steht und welche Vision es hat, können essentiell für die Mitarbeitermotivation sein. Virtuelle Offsite-Meetings bieten sich an, in denen Mitarbeiter ohne Zeitdruck über die Kultur und alle Themen sprechen können, die sie bewegen.

„Wir befinden uns in einer zunehmend digitalisierten Welt. Diese bringt viele Vorteile aber auch gleichermaßen Risiken mit sich; gerade dann, wenn Mitarbeiter vermehrt und längerfristig vom Home-Office arbeiten“, sagt Sabine Riedel, Vorstandsmitglied der OTRS AG und Expertin für Digitale Transformation. „Die Bereitstellung von Tools, die die Kommunikation unterstützen, an die Mitarbeiter aus ihrem Büroalltag gewöhnt sind, ist dabei eine wirkungsvolle Maßnahme, die Produktivität aufrecht zu erhalten, aber auch langfristig für eine gelungene Unternehmensentwicklung.“

 

Über die OTRS AG

Die OTRS AG ist der Hersteller und weltweit größte Dienstleister für die Service Management Suite OTRS, ausgezeichnet mit dem Gütesiegel SERVIEW CERTIFIED TOOL. Sie bietet Unternehmen aller Größen flexible Lösungen zum Prozess- und Kommunikationsmanagement, um Zeit und Geld zu sparen. Zu ihren Kunden zählen unter anderem Lufthansa, Airbus, IBM, Porsche, Siemens, BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik), Max-Planck-Institut, Toyota, Hapag Lloyd und Banco do Brazil (Bank of Brazil). OTRS ist in 40 Sprachen verfügbar. Das Unternehmen besteht aus der OTRS AG und ihren sechs Töchtern OTRS Inc. (USA), OTRS S.A. de C.V. (Mexiko), OTRS ASIA Pte. Ltd. (Singapur), OTRS Asia Ltd. (Hongkong), OTRS Do Brasil Soluções Ltda. (Brasilien) und OTRS Magyarország Kft. (Ungarn). Die OTRS AG ist im Basic Board der Frankfurter Wertpapierbörse gelistet. Weitere Informationen unter: www.otrs.com

[1] Im Mai 2020 durchgeführte Online-Umfrage mit Pollfish unter 500 Büroarbeitern (überwiegend aus den Bereichen Kundenservice, IT, Office, HR oder Marketing) aus Deutschland, USA, Singapur, Brasilien und Mexico (jeweils 100 Befragte pro Land)

Pressekontakt OTRS:
 
Adresse OTRS AG
Zimmermühlenweg 11
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Name Christina Meyer
Telefon +49 6172 681988-0
E-Mail pr@otrs.com

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